Pošaljite cjelovit raspored
Poslovni prijevoz najjasnije se organizira kada su sve vožnje navedene zajedno: dolazak u zračnu luku, hotel, sastanak, eventualne dodatne lokacije i povratak. Za svaki dio napišite datum, adresu, broj putnika i vrijeme kada moraju stići. „Sastanak u Zagrebu” ne otkriva koliko traje vožnja do konkretnog ureda ni je li između dviju obveza ostavljeno dovoljno prostora.
Odredite osobu za koordinaciju
Kad ured rezervira prijevoz za drugu osobu, navedite tko potvrđuje promjene i prima upute za polazak. Pošaljite podatke o gostu potrebne za prijevoz, broj leta i vrijeme dolaska. Željeni jezik komunikacije navedite pri rezervaciji.
Uskladite račun i uvjete prije potvrde
Podatke za račun, način plaćanja, čekanje između obveza i mogućnost promjene rasporeda dogovorite unaprijed. Ako je povratak vezan uz sastanak bez poznatog završetka, to jasno napišite. Ne pretpostavljajte da vozilo čeka cijeli dan ili da je svaka promjena uključena u istu cijenu. Potvrda treba obuhvatiti svaki dogovoreni dio puta. Za ponovljene vožnje pošaljite očekivanu učestalost, ali svaki termin i kapacitet trebaju zasebnu potvrdu dostupnosti.